Vanliga misstag inom datasamordning och hur du undviker dem

Fem versioner av samma fil, olika namn, ingen som vet vilken som gäller. Det är sällan där problemen börjar, men det är ofta där de blir synliga. Datasamordning låter torrt, men i praktiken är det vad som avgör om ett projekt flyter på eller stannar i onödiga letardagar.

Där det brukar spricka

Vi ser samma mönster om och om igen. Det är inte katastrofer som sänker projekt, det är små slarvfel som växer. Det som återkommer i nästan alla granskningar vi gör:

• Filstruktur och namngivning som ingen egentligen bestämt. När reglerna är otydliga uppfinner varje disciplin sina egna
• Metadata som fylls i olika av olika personer, eller inte alls. Då går det inte att söka fram något senare
• Otydliga samordningskrav. Om ingen skrivit ned datastrategin blir varje möte en ny förhandling
• Ingen versionshantering värd namnet. Någon jobbar på en fil som ersattes för tre veckor sedan
• Discipliner som pratar förbi varandra. Arkitekt, konstruktör och installatör jobbar var för sig, och datakvaliteten faller mellan stolarna

Vad som händer när det sitter

När datasamordningen fungerar märks det mest på det som inte händer. Färre panikmejl, färre möten om vem som har senaste versionen, färre omtag i produktionen. Det blir sällan lugnt, men rätt sorts oroligt: ni jobbar med det ni ska jobba med.

Vad som faktiskt gör skillnad

Åtgärderna är inte glamorösa, men de fungerar:

• Bestäm fil- och namngivningsstrukturen innan produktionen startar, inte efter. Använd en mall och håll den levande
• Definiera metadata en gång, tydligt. Vilka fält är obligatoriska, och varför
• Skriv en datasamordningsplan som faktiskt läses. Korta regler slår långa dokument
• Låt versionshanteringen bo i ett system som ProjectWise, BIM 360 eller SharePoint, inte i huvudet på en person
• Håll samordningsmöten där rätt personer är på plats. Det löser mer än de flesta verktyg

Källor: BIM Alliance Sweden, Statusrapport BIM i Sverige (2023). ISO 19650 2:2018, Delivery phase of the assets.