Så skapar du en effektiv filstruktur för ditt projekt

Tio filer med nästan samma namn. Ett datum i ett, en version i ett annat, och någon som kallat den senaste för "FINAL_NY". Alla har varit där. Och det är sällan slarv. Det är att strukturen aldrig sattes ordentligt från början, så alla uppfinner sin egen.

En bra filstruktur är inget imponerande. Den är osynlig när den fungerar. Poängen är att den som öppnar projektet om ett halvår ska hitta rätt fil utan att ringa någon.

Bygg mappstrukturen kring hur ni faktiskt arbetar

Mapparna ska spegla projektet, inte något teoretiskt idealt. Det som brukar fungera i praktiken:

• Dela upp projektet i logiska mappar (exempel: 01_Ritningar, 02_Modeller, 03_Rapporter)
• Skapa underkategorier för olika faser (Förstudie, Projektering, Produktion, Slutdokumentation)

Filnamn är där det brukar spricka

Om filnamnen är otydliga hjälper ingen mappstruktur i världen. Bestäm regeln i förväg och håll er till den, även när det är kväll och deadline:

• Inkludera viktiga parametrar: Projektnamn-Typ-Datum-Version (Ex: ProjektX-Ritning-VV-20240314-V01)
• Undvik generiska namn som "Slutlig_version_senaste_ver2_NY" . Det skapar bara förvirring

Låt systemet sköta versionerna, inte huvudet

Manuell versionshantering håller ungefär tills första semestern. Använd ett system som är byggt för det:

• Använd versionskontroll i system som SharePoint, BIM 360 eller ProjectWise
• Om du hanterar manuella filer, skapa en tydlig rutin för att spara nya versioner

Behörigheter och en kort guide, sen är ni klara

Ge rätt personer rätt åtkomst, så att ingen råkar skriva över det andra just godkänt. Och skriv en enkel guide, gärna en sida, som nya i projektet kan läsa på tio minuter. Ett kort introduktionsmöte lyfter förståelsen mer än ett tjockt dokument gör.

Källor: Svensk Byggtjänst, Handbok för dokumenthantering i byggprojekt (2022). Trafikverket, TDOK 2016:0204, Krav på leverans av handlingar.