Vad är BI? Så används det i byggbranschen

Business Intelligence, eller BI, har blivit ett av de där orden som dyker upp i varenda leverantörspitch och varje digitaliseringsstrategi. Ofta utan att någon förklarar vad det faktiskt betyder. Så låt oss ta det rakt, utan floskler.

Den enkla förklaringen

BI är att samla data ni redan har, och göra den begriplig nog att fatta beslut på. Inget mer magiskt än så. Ni har data i tidplaner, ekonomisystem, projektplattformar och Excel-ark. BI handlar om att samla ihop den och visa den så att en människa snabbt ser vad som händer och vad som behöver göras.

Skillnaden mot en vanlig rapport är att BI är levande. Istället för att någon sammanställer en PowerPoint en gång i månaden uppdateras informationen löpande, och du kan själv borra ner i siffrorna för att förstå varför de ser ut som de gör.

Vad en byggare faktiskt använder det till

I bygg- och anläggningssammanhang är de vanligaste användningsområdena ganska jordnära:

• Följa flera projekt samtidigt utan att ringa runt till varje projektledare
• Se tidigt om ett projekt börjar glida i tid eller budget, medan det fortfarande går att agera
• Jämföra utfall mot kalkyl utan att räkna om manuellt varje vecka
• Se mönster över flera projekt: var uppstår samma problem gång på gång?

Det handlar sällan om avancerade prognoser i första steget. Det handlar om att sluta leta efter siffror i tio olika system och istället ha dem på ett ställe.

Vad BI inte är

BI är inte ett system som fattar beslut åt dig. Det är inte heller något du köper och slår på. En BI-lösning är bara så bra som datan den matas med. Om projektdatan är rörig, inkonsekvent eller ligger utspridd i format som inte pratar med varandra, då blir dashboarden lika rörig. Det är därför BI och datasamordning hänger ihop: strukturerad data är förutsättningen för att BI ska ge något värde.

Var man börjar

Börja inte med verktyget. Börja med frågan. Vilken fråga skulle du vilja ha svar på varje måndag morgon utan att behöva jaga siffror? Kanske "ligger något projekt efter?" eller "var läcker vi pengar?". När frågan är tydlig blir det uppenbart vilken data som behövs, och först då är det läge att titta på verktyg som Power BI eller motsvarande.

En vanlig fälla är att bygga en imponerande dashboard med tjugo mätare som ingen tittar på. Fyra siffror som faktiskt besvarar en fråga slår tjugo som bara ser tekniska ut. Samma princip som vi skrev om i vårt inlägg om KPI:er för datasamordning.

Sammanfattning

BI är inte magi och inte hype. Det är att ta data ni redan sitter på och göra den begriplig nog att agera på. Börja med en konkret fråga, säkerställ att datan bakom är strukturerad, och håll det enkelt. Då blir BI ett verktyg som sparar tid, inte ännu ett system att underhålla.

Källor: Gartner, Business Intelligence and Analytics definitioner (2023). McKinsey & Company, The data driven enterprise (2022).