LOU och informationskrav i kontrakt: så undviker du fallgroparna

I privata kontrakt går det att skriva informationskrav som "ska följa beställarens BIM-riktlinjer från tid till annan". I en upphandling enligt LOU funkar det inte. Där måste kraven vara objektiva, proportionerliga och möjliga att utvärdera. Det är inte alltid lätt att formulera.

Vad LOU faktiskt kräver

Lagen om offentlig upphandling kräver att krav är likabehandlande, icke-diskriminerande och proportionerliga. Konkret innebär det att ni inte kan ställa krav som bara en leverantör kan uppfylla, eller krav som inte står i rimlig proportion till uppdraget. En liten ombyggnad behöver inte samma kravnivå som ett broprojekt på en miljard.

Ska, bör och meriterande

Strukturen är välkänd men används ofta slarvigt.

1. Ska-krav är absoluta. Uppfylls de inte är anbudet diskvalificerat. Använd sparsamt och bara där bristen faktiskt skulle vara ett problem.
2. Bör-krav viktas i utvärderingen. Här ligger ofta de mer kvalitativa BIM-relaterade kraven.
3. Meriterande är pluspoäng. Bra för att premiera högre mognad utan att stänga ute kompetenta men mindre digitala leverantörer.

Klassiska misstag jag sett

Ska-krav som ingen kan uppfylla

Krav på erfarenhet av en specifik plattform i fem år utesluter ofta perfekt kompetenta leverantörer som jobbat i andra verktyg. Det skapar överklaganden och försenar projekt. Skriv hellre funktionella krav: "Leverantören ska kunna leverera samordnade modeller i IFC4 enligt projektets EIR."

Otydlig utvärderingsmodell

Om utvärderingsmodellen för BIM-mognad inte beskriver hur poäng sätts blir tilldelningsbesluten godtyckliga. Skriv ut konkret vad som ger fem poäng, vad som ger tre och vad som ger noll. Då vet anbudsgivarna vad de ska beskriva.

Informationskrav i bilaga som ingen hittar

EIR och teknisk kravspecifikation hamnar ofta i bilagor som inte är synligt hänvisade från huvuddokumentet. Anbudsgivare missar dem. Skriv tydligt i huvudtexten att leverans ska ske enligt bilaga X, och beskriv kort vad bilagan innehåller. Mer om struktur i vårt inlägg om kravställning i offentlig upphandling.

Proportionalitet i praktiken

Ett bra test: kan ni motivera varje krav med en konkret nytta för projektet eller förvaltningen? Om svaret är "det brukar vara med" så ska kravet bort. Onödiga krav höjer anbudspriserna och minskar konkurrensen. Det går rakt emot LOU:s syfte.

Få in en sakkunnig tidigt

Inköpsavdelningen kan LOU. De kan sällan BIM eller datasamordning. Att ha en sakkunnig som granskar EIR och utvärderingsmodellen innan upphandlingen går ut sparar både överprövningar och dåliga leveranser. Det är några timmars arbete som ofta betalar sig hundrafalt.

Sammanfattning

LOU-upphandlingar kräver tydlighet och proportionalitet. Formulera funktionella ska-krav, viktade bör-krav och meriterande pluspoäng. Beskriv utvärderingsmodellen konkret. Och låt någon som faktiskt jobbar med information granska kraven innan de går ut.

Källor: Upphandlingsmyndigheten, Vägledning för IT-upphandling (2023). Lag (2016:1145) om offentlig upphandling. BIM Alliance Sweden, BIM i offentlig upphandling (2022).